Wer geschäftlich unterwegs ist, isst teurer als zu Hause. Der Verpflegungsmehraufwand ist der steuerliche Ausgleich dafür: eine gesetzlich festgelegte Pauschale, die Du für jeden Tag einer auswärtigen Tätigkeit als Betriebsausgabe oder Werbungskosten ansetzt — ohne einen einzigen Restaurantbeleg. Geregelt ist er in § 9 Absatz 4a des Einkommensteuergesetzes; über § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 EStG gilt dieselbe Regel für Unternehmer.
Die Pauschale ist bewusst grob: 14 Euro oder 28 Euro pro Tag, unabhängig davon, was Du tatsächlich ausgegeben hast. Genau diese Grobheit macht den Verpflegungsmehraufwand in der Praxis fehleranfällig. Nicht die Höhe der Pauschale wird in der Betriebsprüfung beanstandet, sondern die vergessene Kürzung bei gestellten Mahlzeiten, die übersehene Dreimonatsfrist und die fehlende Dokumentation der Abwesenheitszeiten.
Alle Angaben zu Beträgen, Prozentsätzen und Fristen: Stand Oktober 2026.
Was ist Verpflegungsmehraufwand?
Verpflegungsmehraufwand ist der Mehrbetrag, den eine auswärtige berufliche oder betriebliche Tätigkeit beim Essen und Trinken verursacht. Nach § 9 Absatz 4a Satz 1 EStG ist er nicht in tatsächlicher Höhe, sondern ausschließlich über eine Verpflegungspauschale abziehbar. Die Pauschale gilt den Mehraufwand ab — mehr als die Pauschale gibt es nicht, weniger aber auch nicht, selbst wenn Du nur ein Brötchen gekauft hast.
Das Gesetz geht davon aus, dass Du Dich ohnehin verpflegen musst; nur der Mehrbetrag durch die Abwesenheit ist beruflich veranlasst, und weil er sich kaum belegen lässt, hat der Gesetzgeber ihn typisiert. Die Rechnung aus dem Restaurant ist für den Verpflegungsmehraufwand deshalb steuerlich bedeutungslos. Entscheidend ist allein, wie lange Du von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beziehungsweise Betrieb abwesend warst.
Abzugrenzen ist der Verpflegungsmehraufwand von der geschäftlichen Bewirtung. Lädst Du einen Kunden zum Essen ein, ist das eine Bewirtung nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG mit eigenen Regeln zu Beleg und Abzugshöhe — mehr dazu im Beitrag zu den Bewirtungskosten. Und er ist nur ein Baustein der Reisekosten: Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten folgen anderen Regeln, die der Beitrag zur Reisekostenabrechnung im Zusammenhang erklärt.
Die Verpflegungspauschale 2026: 14 und 28 Euro
Die Verpflegungspauschale beträgt nach § 9 Absatz 4a Satz 3 EStG im Jahr 2026 28 Euro für jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit und 14 Euro für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise sowie für eintägige Abwesenheiten von mehr als acht Stunden. Diese Beträge gelten unverändert seit dem 1. Januar 2020.
Die im Wachstumschancengesetz vorgesehene Anhebung auf 15 und 30 Euro wurde im Vermittlungsverfahren gestrichen. Der Gesetzestext nennt in der im Oktober 2026 abrufbaren Fassung weiterhin 14 und 28 Euro — wer in Vorlagen noch 15 und 30 Euro findet, rechnet falsch.
Die drei Fälle des § 9 Absatz 4a Satz 3 EStG im Einzelnen:
- Voller Kalendertag (Nummer 1): 28 Euro, wenn Du an diesem Tag 24 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend bist. Das trifft nur auf die Zwischentage einer mehrtägigen Reise zu.
- An- und Abreisetag (Nummer 2): jeweils 14 Euro, wenn Du an diesem Tag, am Vortag oder am Folgetag außerhalb Deiner Wohnung übernachtest. Eine Mindestabwesenheit gibt es hier nicht: Wer um 22 Uhr losfährt und im Hotel schläft, bekommt für den Anreisetag die vollen 14 Euro.
- Eintägige Tätigkeit (Nummer 3): 14 Euro, wenn Du ohne Übernachtung mehr als acht Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend bist. Acht Stunden genau reichen nicht. Zieht sich ein Termin ohne Übernachtung über Mitternacht, werden die Stunden beider Tage zusammengerechnet und dem Tag mit dem überwiegenden Anteil zugeordnet.
Bezugspunkt ist für Arbeitnehmer die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (§ 9 Absatz 4 EStG), beim Gesellschafter-Geschäftsführer in der Regel der Firmensitz. Für Unternehmer tritt an diese Stelle nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 Satz 2 EStG der „Mittelpunkt der dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit", also der Betrieb.
Verpflegungsmehraufwand für Unternehmer: Betriebsausgabe nach § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG
Für Einzelunternehmer und Gesellschafter von Personengesellschaften ist der Verpflegungsmehraufwand eine beschränkt abziehbare Betriebsausgabe: § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 EStG zählt die „Mehraufwendungen für die Verpflegung des Steuerpflichtigen" zu den nicht abziehbaren Betriebsausgaben und lässt sie nur „nach Maßgabe des § 9 Absatz 4a" zu — also in Höhe der Pauschalen, mit Kürzung und Dreimonatsfrist.
Deine tatsächlichen Restaurantrechnungen auf Geschäftsreise sind als Verpflegung also nicht abziehbar, auch wenn sie betrieblich veranlasst sind — abziehbar ist allein die Pauschale. Wo der Verpflegungsmehraufwand im System der abziehbaren und nicht abziehbaren Ausgaben steht, zeigt der Überblick zu den Betriebsausgaben.
Eine gesonderte Aufzeichnungspflicht wie bei Bewirtung oder Geschenken gibt es für den Verpflegungsmehraufwand nicht: § 4 Absatz 7 EStG nennt die Nummern 1 bis 4, 6b und 7 des Absatzes 5, nicht die Nummer 5. Was Du brauchst, ist der Nachweis der Reise selbst — Datum, Ziel, Anlass, Abfahrts- und Rückkehrzeit. Genau danach fragt der Prüfer.
Umsatzsteuer: Pauschale ohne Vorsteuer, Beleg mit Vorsteuer
Aus der Verpflegungspauschale kannst Du keine Vorsteuer ziehen — ohne Rechnung gibt es nach § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG keinen Vorsteuerabzug. Anders die tatsächlichen Verpflegungsbelege: § 15 Absatz 1a UStG schließt den Vorsteuerabzug nur für Aufwendungen nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 1 bis 4 und 7 EStG aus — die Nummer 5 ist dort nicht genannt. Die Vorsteuer aus einer auf das Unternehmen ausgestellten Restaurantrechnung ist deshalb abziehbar, obwohl der Nettobetrag ertragsteuerlich nicht abgesetzt werden darf.
Ertragsteuerlich zählt also die Pauschale, umsatzsteuerlich der Beleg. Welche Angaben eine Rechnung dafür braucht und wann eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro nach § 33 UStDV reicht, steht im Beitrag zum Vorsteuerabzug; wie die Vorsteuer in die laufende Meldung einfließt, erklärt der Beitrag zur Umsatzsteuervoranmeldung.
Der Gesellschafter-Geschäftsführer ist steuerlich Arbeitnehmer seiner GmbH und bekommt den Ersatz nach denselben Regeln. Der Verpflegungsersatz ist dabei eine von vielen steuerfreien Arbeitgeberleistungen; wird mehr als die Pauschale gezahlt, erlaubt § 40 Abs. 2 EStG bis zum Doppelten die Pauschalversteuerung mit 25 Prozent.
Verpflegungsmehraufwand für Arbeitnehmer und Gesellschafter-Geschäftsführer
Für Arbeitnehmer — steuerlich auch der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH — gibt es zwei Wege: Der Arbeitgeber erstattet die Pauschale nach § 3 Nummer 16 EStG steuerfrei, oder der Arbeitnehmer setzt sie als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung an. Erstattet der Arbeitgeber, entfällt nach § 9 Absatz 4a Satz 11 EStG der Werbungskostenabzug in dieser Höhe.
Für den Gesellschafter-Geschäftsführer ist der erste Weg fast immer der bessere. Die GmbH zahlt die Pauschale aus, bucht sie als Betriebsausgabe und senkt ihre Körperschaftsteuer; beim Geschäftsführer kommt der Betrag steuer- und sozialversicherungsfrei an. Voraussetzung ist eine saubere Reisekostenabrechnung mit Abwesenheitszeiten, denn § 3 Nummer 16 EStG stellt die Erstattung nur frei, „soweit sie die nach § 9 als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigen". Der steuerfreie Reisekostenersatz ist damit einer der wenigen Lohnbestandteile, die ohne Abzüge ankommen — ein Grundgedanke, den der Beitrag zur Lohnoptimierung im Überblick darstellt.
Erstattung über die Pauschale hinaus: 25-Prozent-Pauschalierung
Zahlt der Arbeitgeber mehr als die gesetzliche Pauschale, ist der übersteigende Betrag grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn. § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4 EStG erlaubt dafür eine Pauschalierung: Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer mit 25 Prozent übernehmen, soweit die Erstattung die zustehenden Pauschalen um nicht mehr als 100 Prozent übersteigt. Bei einem vollen Reisetag sind das bis zu 56 Euro — 28 Euro steuerfrei, 28 Euro pauschal versteuert und beitragsfrei in der Sozialversicherung.
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Wird Dir anlässlich der auswärtigen Tätigkeit eine Mahlzeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten gestellt, wird die Verpflegungspauschale nach § 9 Absatz 4a Satz 8 EStG gekürzt: um 20 Prozent für ein Frühstück und um 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen. Bezugsgröße ist immer die volle Tagespauschale von 28 Euro — also 5,60 Euro je Frühstück und 11,20 Euro je Mittag- oder Abendessen, auch am An- und Abreisetag.
Dass die Kürzung an den 28 Euro ansetzt, überrascht viele: Am Abreisetag stehen Dir 14 Euro zu; wird ein Mittagessen gestellt, werden trotzdem 11,20 Euro gekürzt, es bleiben 2,80 Euro. Kommt ein Frühstück hinzu, wäre das Ergebnis negativ — die Kürzung darf die Pauschale nach Satz 8 Halbsatz 2 aber nicht übersteigen, der Wert ist dann null.
Die wichtigsten Anwendungsfälle:
- Hotelfrühstück: Bucht die Firma das Zimmer mit Frühstück, gilt das Frühstück als vom Arbeitgeber gestellt. Jede Übernachtung mit Frühstück kürzt die Pauschale des Folgetags um 5,60 Euro.
- Seminar- und Tagungsverpflegung: Ist das Mittagessen im Tagungspreis enthalten, den der Arbeitgeber bezahlt, wird um 11,20 Euro gekürzt. Kaffee und Kekse in der Pause sind keine Mahlzeit.
- Einladung durch Geschäftspartner: Keine Kürzung. Die Mahlzeit wurde weder vom Arbeitgeber noch auf dessen Veranlassung gestellt. Dasselbe gilt für ein Essen, das Du selbst bezahlst.
- Bewirtung durch die eigene GmbH: Nimmt der Geschäftsführer an einer Kundenbewirtung teil, die die GmbH bezahlt, ist das eine auf Veranlassung des Arbeitgebers gestellte Mahlzeit — Kürzung um 11,20 Euro.
- Eigenanteil: Zahlst Du für die gestellte Mahlzeit etwas dazu, mindert dieser Betrag nach § 9 Absatz 4a Satz 10 EStG den Kürzungsbetrag.
Die Kürzung ersetzt die Besteuerung der Mahlzeit als Sachbezug: Nach § 8 Absatz 2 Satz 8 und 9 EStG wird eine gestellte Mahlzeit bis 60 Euro nur dann mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt, wenn dem Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale zusteht. Übersteigt der Preis der Mahlzeit 60 Euro, ist sie in voller Höhe Arbeitslohn.
Für den Unternehmer selbst gilt die Kürzungsregel über § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 Satz 2 EStG entsprechend. Das in der Hotelrechnung enthaltene Frühstück ist Verpflegung und darf nicht zusätzlich zur Pauschale als Betriebsausgabe abgezogen werden; ist der Frühstückspreis nicht getrennt ausgewiesen, wird er mit 20 Prozent der Tagespauschale, also 5,60 Euro, angesetzt.
Die Dreimonatsfrist
Die Verpflegungspauschale gibt es nach § 9 Absatz 4a Satz 6 EStG nur für die ersten drei Monate einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte. Danach unterstellt das Gesetz, dass Du Dich am auswärtigen Ort eingerichtet hast. Nach § 9 Absatz 4a Satz 7 EStG beginnt die Frist neu, wenn die Tätigkeit dort mindestens vier Wochen unterbrochen wird.
Die Frist betrifft vor allem Projektgeschäft und Beratung — den Berater, der monatelang drei Tage pro Woche beim selben Kunden arbeitet. Zwei Regeln aus der Verwaltungspraxis, die das BMF-Schreiben vom 25. November 2020 zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern konkretisiert:
- Die Frist läuft nur, wenn Du an derselben Tätigkeitsstätte an mindestens drei Tagen pro Woche tätig bist. Wer den Kunden nur an ein oder zwei Tagen je Woche aufsucht, löst die Dreimonatsfrist nicht aus und erhält die Pauschale zeitlich unbegrenzt.
- Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich. Es zählt allein die Dauer von mindestens vier Wochen — Urlaub, Krankheit oder ein anderes Projekt wirken gleich.
Die Frist knüpft an dieselbe Tätigkeitsstätte und betrifft ausschließlich den Verpflegungsmehraufwand — Fahrtkosten und Übernachtungskosten bleiben auch nach drei Monaten abziehbar.
Auslandspauschalen
Bei Tätigkeiten im Ausland treten nach § 9 Absatz 4a Satz 5 EStG länderweise unterschiedliche Pauschbeträge an die Stelle der 14 und 28 Euro. Das Bundesministerium der Finanzen setzt sie jährlich per BMF-Schreiben fest: 120 Prozent der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz für den vollen Kalendertag, 80 Prozent für An- und Abreisetag sowie eintägige Abwesenheiten, aufgerundet auf volle Euro.
Für die Anwendung entscheidet der Ort, den Du vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hast. Kürzung und Dreimonatsfrist funktionieren im Ausland genauso, die Kürzung mit der jeweiligen vollen Auslandspauschale als Bezugsgröße.
Beispielrechnung: Dreitägige Reise mit Hotelfrühstück
Eine Geschäftsführerin fährt für ihre GmbH zu einem Kundenprojekt nach Hamburg. Abfahrt von der Wohnung am Montag um 7 Uhr, Rückkehr am Mittwoch um 18 Uhr. Die GmbH hat zwei Übernachtungen mit Frühstück gebucht und bezahlt. Am Dienstag lädt der Kunde zum Mittagessen ein. Alle Zahlen sind frei gewählt und dienen nur der Veranschaulichung.
Schritt 1 — Pauschalen nach § 9 Absatz 4a Satz 3 EStG: Montag ist Anreisetag mit anschließender Übernachtung: 14 Euro. Dienstag ist ein voller Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit: 28 Euro. Mittwoch ist Abreisetag nach einer Übernachtung: 14 Euro. Summe der ungekürzten Pauschalen: 56 Euro.
Schritt 2 — Kürzung für gestellte Mahlzeiten: Das Hotelfrühstück am Dienstag und am Mittwoch gilt als vom Arbeitgeber gestellt. Kürzung je Frühstück 20 Prozent von 28 Euro, also 5,60 Euro — zusammen 11,20 Euro. Das Mittagessen am Dienstag hat der Kunde bezahlt, nicht die GmbH: keine Kürzung.
Schritt 3 — Ergebnis: 56 Euro abzüglich 11,20 Euro ergibt 44,80 Euro. Diesen Betrag kann die GmbH der Geschäftsführerin nach § 3 Nummer 16 EStG steuerfrei erstatten und als Betriebsausgabe buchen; die Hotelrechnung kommt zusätzlich hinzu. Bei der Geschäftsführerin kommen 44,80 Euro ohne Lohnsteuer und ohne Sozialabgaben an.
Variante — Seminar statt Kundenbesuch: Fährt die Geschäftsführerin stattdessen zu einer Fortbildung, deren Preis ein Mittagessen am Dienstag enthält und die die GmbH bezahlt, kommt eine Kürzung von 40 Prozent von 28 Euro hinzu, also 11,20 Euro. Erstattbar bleiben 33,60 Euro. Zahlt die GmbH trotzdem die vollen 56 Euro aus, sind 22,40 Euro steuerpflichtiger Arbeitslohn — oder nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4 EStG mit 25 Prozent pauschal zu versteuern.
Variante — Einzelunternehmerin: Dieselbe Reise als Einzelunternehmerin ergibt eine Betriebsausgabe von 44,80 Euro nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 EStG. Das Abendessen am Montag für 38 Euro allein im Hotelrestaurant ist als Verpflegung nicht abziehbar, die Vorsteuer daraus bei ordnungsgemäßer Rechnung aber schon.
Was die Betriebsprüfung beim Verpflegungsmehraufwand prüft
Die Prüfung dreht sich fast nie um die Höhe der Pauschale, sondern um drei Fragen: Lag überhaupt eine auswärtige Tätigkeit vor, wurden die Abwesenheitszeiten dokumentiert, und wurden gestellte Mahlzeiten gekürzt. Wer diese drei Punkte belegt, hat beim Verpflegungsmehraufwand in der Regel nichts zu befürchten.
Die häufigsten Beanstandungen: Abrechnungen ohne Uhrzeiten, Hotelrechnungen mit „inklusive Frühstück" bei voll erstatteter Pauschale, Pauschalen, die über den dritten Monat hinaus weitergezahlt werden, und der doppelte Abzug von Pauschale und Restaurantrechnung. Bei Arbeitnehmern ist die Differenz jeweils nachzuversteuernder Arbeitslohn — für alle Reisen des Prüfungszeitraums.
Beim Gesellschafter-Geschäftsführer kommt die verdeckte Gewinnausschüttung hinzu: Die Erstattung muss im Anstellungsvertrag oder einer Reisekostenrichtlinie vereinbart sein und für alle Reisen gleich laufen; Reisekosten ohne Vereinbarung oder mit zweifelhafter betrieblicher Veranlassung gelten als Ausschüttung. Wie eine Prüfung abläuft und welche Felder regelmäßig beanstandet werden, beschreibt der Beitrag zur Betriebsprüfung.
Häufige Fragen zum Verpflegungsmehraufwand
Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026?
Nach § 9 Absatz 4a Satz 3 EStG beträgt die Verpflegungspauschale im Jahr 2026 28 Euro für jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit, 14 Euro für den An- und Abreisetag bei auswärtiger Übernachtung und 14 Euro für eintägige Abwesenheiten von mehr als acht Stunden. Die Beträge gelten seit 2020; die im Wachstumschancengesetz geplante Anhebung wurde gestrichen.
Kann ich statt der Pauschale die tatsächlichen Kosten absetzen?
Nein. § 9 Absatz 4a Satz 1 EStG lässt den Verpflegungsmehraufwand ausschließlich über die Pauschalen zu, für Unternehmer gilt das über § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 EStG entsprechend. Belege für das eigene Essen sind ertragsteuerlich bedeutungslos. Nur für die Vorsteuer aus Restaurantrechnungen braucht der vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer die ordnungsgemäße Rechnung.
Wird die Pauschale gekürzt, wenn ein Kunde mich zum Essen einlädt?
Nein. § 9 Absatz 4a Satz 8 EStG verlangt für die Kürzung eine Mahlzeit, die vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten gestellt wird. Die Einladung eines Geschäftspartners erfüllt das nicht. Anders, wenn Deine eigene GmbH die Kundenbewirtung bezahlt und Du teilnimmst — dann gilt die Mahlzeit als vom Arbeitgeber veranlasst und die Pauschale wird um 11,20 Euro gekürzt.
Gilt die Dreimonatsfrist auch für Fahrtkosten und Hotel?
Nein. § 9 Absatz 4a Satz 6 EStG begrenzt nur den Abzug der Verpflegungspauschalen auf die ersten drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte. Fahrtkosten bleiben zeitlich unbegrenzt abziehbar, Übernachtungskosten im Inland sind nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 5a EStG erst nach 48 Monaten an derselben Tätigkeitsstätte begrenzt. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Dreimonatsfrist neu beginnen.
Bekommt ein GmbH-Geschäftsführer den Verpflegungsmehraufwand steuerfrei?
Ja, soweit die GmbH die Pauschalen nach § 3 Nummer 16 EStG erstattet und die Erstattung die nach § 9 Absatz 4a EStG abziehbaren Beträge nicht übersteigt. Die Zahlung ist bei der GmbH Betriebsausgabe und beim Geschäftsführer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Voraussetzung ist eine vorherige Vereinbarung und eine Reisekostenabrechnung mit Abwesenheitszeiten, sonst droht die Einstufung als verdeckte Gewinnausschüttung.
Hinweis und nächster Schritt
Dieser Beitrag erklärt die allgemeine Rechtslage zum Verpflegungsmehraufwand mit Stand Oktober 2026. Er ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung: Ob eine Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte gilt, wann bei Deinem Projektgeschäft die Dreimonatsfrist greift und wie eine Reisekostenrichtlinie für Deine GmbH aussehen sollte, lässt sich nur anhand der konkreten Verträge und Reisemuster beurteilen — vor der ersten Abrechnung, nicht erst in der Betriebsprüfung.
Genau diese Fragen behandeln wir in der wöchentlichen Live-Sprechstunde am Mittwoch: Du bringst Deine Situation mit, Burkhard Küpper als Steuerberater und die anderen Unternehmer im Netzwerk ordnen sie ein. → Termin für die Live-Sprechstunde buchen
Welche steuerfreien Lohnbestandteile sich neben dem Reisekostenersatz für Geschäftsführer und Mitarbeiter eignen, zeigt unsere Übersicht zur Lohnoptimierung.
Quellen: § 9 EStG · § 4 EStG · § 3 EStG · § 8 EStG · § 40 EStG · § 15 UStG — jeweils in der am 7. Oktober 2026 abrufbaren Fassung.