Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben, 70-Prozent-Regel und Vorsteuer

Ein Geschäftsessen ist schnell gebucht, der Abzug beim Finanzamt dagegen nicht. Der Bewirtungsbeleg ist der schriftliche Nachweis, der eine Restaurantrechnung erst zur abziehbaren Betriebsausgabe macht: Er dokumentiert Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe einer Bewirtung und belegt damit, dass das Essen betrieblich veranlasst war. Ohne diesen Nachweis ist die Rechnung steuerlich wertlos — unabhängig davon, wie geschäftlich das Gespräch tatsächlich war.

Die Regel dahinter steht in § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 des Einkommensteuergesetzes: Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass mindern den Gewinn nur zu 70 Prozent, und auch das nur, wenn Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind. Die Umsatzsteuer geht einen anderen Weg — die Vorsteuer bleibt nach § 15 Absatz 1a UStG in voller Höhe abziehbar. Dieser Beitrag erklärt, was auf den Bewirtungsbeleg gehört, wie die Rechnung aussieht und an welchen Stellen die Betriebsprüfung regelmäßig ansetzt.

Alle Angaben zu Beträgen und Prozentsätzen: Stand Oktober 2026.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg ist die Kombination aus der Rechnung der Gaststätte und den ergänzenden Angaben, die § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG verlangt. Erst beides zusammen weist nach, dass die Bewirtung betrieblich veranlasst und der Betrag angemessen war. Fehlt eine der beiden Hälften, entfällt der Abzug vollständig — nicht nur die 30 Prozent, sondern auch die 70 Prozent.

In der Praxis ist der Bewirtungsbeleg meist der vorgedruckte Abschnitt auf der Rückseite der Restaurantrechnung oder ein Formular, das der Rechnung beigeheftet wird. Das Gesetz schreibt keine Form vor, sondern Inhalte — die Erfassung in der Buchhaltungssoftware zum gescannten Beleg genügt ebenso wie die handschriftliche Ergänzung auf der Rechnung. Wichtig ist, dass die Angaben zeitnah gemacht werden: Das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 30. Juni 2021 zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen verlangt eine zeitnahe Erstellung des Nachweises.

Zuwendungen an Mitarbeiter laufen nach anderen Regeln als die Bewirtung von Geschäftsfreunden: Was steuerfrei zusätzlich zum Lohn möglich ist, zeigt der Beitrag zu steuerfreien Arbeitgeberleistungen, ein pauschal besteuerter Sonderfall ist die Erholungsbeihilfe.

Bewirtungskosten: geschäftlicher Anlass oder Bewirtung von Mitarbeitern

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Speisen, Getränke und sonstige Genussmittel, die Du anderen Personen zum Verzehr überlässt, einschließlich der Nebenkosten wie Trinkgeld oder Garderobe. Steuerlich entscheidend ist der Anlass: Bewirtest Du Geschäftspartner, sind nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG 70 Prozent abziehbar. Bewirtest Du ausschließlich eigene Mitarbeiter aus betrieblichem Anlass, gilt die Beschränkung nicht — der Aufwand ist zu 100 Prozent Betriebsausgabe.

Die Abgrenzung im Überblick:

• Geschäftliche Bewirtung (70 Prozent): Essen mit Kunden, Lieferanten, Interessenten, Beratern oder Bewerbern — also mit Personen, die nicht Arbeitnehmer Deines Unternehmens sind. Nehmen eigene Mitarbeiter an einem solchen Essen teil, fällt auch ihr Anteil unter die 70-Prozent-Grenze. Das Gesetz spricht von „Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass" und unterscheidet nicht nach Köpfen.
• Betriebliche Bewirtung von Arbeitnehmern (100 Prozent): Das Arbeitsessen während einer internen Besprechung, die Verpflegung bei einer Schulung oder die Weihnachtsfeier. Hier greift § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG nicht, weil der Anlass nicht geschäftlich im Sinne der Vorschrift, sondern rein betrieblich ist. Für Betriebsveranstaltungen kommt zusätzlich die lohnsteuerliche Seite dazu — der Freibetrag nach § 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1a EStG. Das erklärt der Beitrag zu den Betriebsausgaben im Zusammenhang.
• Private Bewirtung (0 Prozent): Das Geburtstagsessen mit Freunden, auch wenn zwei davon zufällig Kunden sind. Nach § 12 Nummer 1 EStG sind Kosten der privaten Lebensführung nicht abziehbar, und nach § 15 Absatz 1a UStG entfällt dann auch die Vorsteuer.
• Unangemessene Bewirtung: Der angemessene Teil ist zu 70 Prozent abziehbar, der unangemessene Teil gar nicht. Was angemessen ist, bemisst sich nach der allgemeinen Verkehrsauffassung — also nach Anlass, Branche und Größe des Unternehmens. Eine feste Euro-Grenze gibt es im Gesetz nicht.

Die Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg

Nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 EStG musst Du zum Nachweis schriftlich fünf Angaben machen: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Fand die Bewirtung in einer Gaststätte statt, genügen nach Satz 3 die Angaben zu Anlass und Teilnehmern — die Rechnung ist dann beizufügen und liefert Ort, Tag und Höhe.

Die einzelnen Angaben im Detail:

• Teilnehmer: Alle bewirteten Personen mit Namen, auch Du selbst und Deine Mitarbeiter. Die Angabe „Kunden" oder „Geschäftspartner" reicht nicht. Bei größeren Gruppen akzeptiert die Finanzverwaltung in der Regel eine Teilnehmerliste als Anlage.
• Anlass: So konkret, dass ein Prüfer den betrieblichen Zusammenhang erkennt. „Geschäftsessen" oder „Kundenpflege" ist zu allgemein. „Abstimmung Liefervertrag 2027 mit Firma Muster GmbH" benennt den Zusammenhang.
• Ort und Tag: Bei Gaststättenrechnungen ergeben sich beide aus der Rechnung. Bei Bewirtung in den eigenen Räumen oder durch einen Caterer trägst Du sie selbst ein.
• Höhe: Der Rechnungsbetrag plus Trinkgeld, das in der Regel gesondert vermerkt werden muss — dazu gleich mehr.
• Unterschrift: Das Gesetz verlangt sie nicht ausdrücklich, das BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 setzt die Unterschrift des Bewirtenden jedoch voraus. Bei digitaler Erfassung ersetzt sie die elektronische Freigabe in der Buchhaltungssoftware.

Anforderungen an die Rechnung der Gaststätte

Die Rechnung selbst muss eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sein. Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro reicht nach § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung eine Kleinbetragsrechnung: Name und Anschrift der Gaststätte, Ausstellungsdatum, Art und Menge der Leistungen, Bruttobetrag und Steuersatz. Übersteigt der Gesamtbetrag 250 Euro, muss die Rechnung nach § 14 Absatz 4 Satz 1 Nummer 1 UStG zusätzlich Name und Anschrift des Leistungsempfängers enthalten — also Deinen Namen oder den Namen Deiner Firma. Eine Rechnung über 400 Euro ohne Empfängerangabe ist kein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg, auch wenn alle anderen Angaben stimmen. Welche Angaben eine Rechnung generell enthalten muss, erklärt der Beitrag zum Vorsteuerabzug.

Dazu kommt eine technische Anforderung: Betreibt die Gaststätte ein elektronisches Kassensystem, muss dieses nach § 146a Absatz 1 AO mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Das BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 zieht daraus die Konsequenz, dass handschriftlich erstellte Rechnungen einer Gaststätte mit elektronischem Kassensystem nicht als Nachweis anerkannt werden. Der Bewirtungsbeleg aus der Registrierkasse trägt dann typischerweise Transaktionsnummer, Seriennummer des Kassensystems und Zeitpunkt der Transaktion. Ein handgeschriebener Zettel mit Stempel ist in diesen Fällen kein Beleg mehr.

Trinkgeld auf dem Bewirtungsbeleg

Trinkgeld gehört zu den Bewirtungskosten und ist wie die Rechnung selbst zu 70 Prozent abziehbar. Weil es nicht auf der maschinellen Rechnung steht, lässt Du es entweder vom Bedienpersonal quittieren oder vermerkst es selbst auf dem Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg; die Finanzverwaltung akzeptiert das in der Regel, wenn der Betrag im üblichen Rahmen liegt. Einen Vorsteuerabzug gibt es auf das Trinkgeld nicht, weil es kein Entgelt an den Gastwirt ist, sondern direkt an die Bedienung fließt.

Beispielrechnung: 238 Euro Rechnung, 70 Prozent Abzug, volle Vorsteuer

Die Mechanik wird mit Zahlen klar. Eine GmbH bewirtet zwei Kunden und den eigenen Geschäftsführer in einem Restaurant. Die Rechnung lautet auf 238 Euro brutto bei 19 Prozent Umsatzsteuer, dazu kommen 12 Euro Trinkgeld. Alle Zahlen sind frei gewählt und dienen nur der Veranschaulichung.

Schritt 1 — Rechnung aufteilen: 238 Euro brutto enthalten 200 Euro Nettoentgelt und 38 Euro Umsatzsteuer. Das Trinkgeld von 12 Euro enthält keine Umsatzsteuer.

Schritt 2 — Vorsteuer: Nach § 15 Absatz 1a Satz 2 UStG gilt das Vorsteuerverbot für Bewirtungskosten nicht, soweit die Aufwendungen angemessen und nachgewiesen sind. Die GmbH zieht also die vollen 38 Euro Vorsteuer in ihrer Umsatzsteuervoranmeldung ab. Die 70-Prozent-Kürzung spielt bei der Umsatzsteuer keine Rolle.

Schritt 3 — Betriebsausgabe: Bemessungsgrundlage für die ertragsteuerliche Kürzung ist der Nettobetrag plus Trinkgeld, also 200 Euro + 12 Euro = 212 Euro. Davon sind nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG 70 Prozent abziehbar: 148,40 Euro mindern den Gewinn. Die restlichen 63,60 Euro sind nicht abziehbare Betriebsausgaben — sie werden außerhalb der Bilanz dem Gewinn wieder hinzugerechnet.

Schritt 4 — Buchung: In der Buchhaltung landen 148,40 Euro auf dem Konto „Bewirtungskosten abziehbar", 63,60 Euro auf „Bewirtungskosten nicht abziehbar" und 38 Euro auf dem Vorsteuerkonto. Diese Trennung ist Pflicht — dazu der nächste Abschnitt.

Ergebnis: Von 250 Euro Gesamtaufwand holt sich die GmbH 38 Euro über die Vorsteuer sofort zurück. Die nicht abziehbaren 63,60 Euro erhöhen das steuerpflichtige Einkommen; bei einer angenommenen Gesamtbelastung aus Körperschaftsteuer (15 Prozent für Veranlagungszeiträume bis 2027 nach § 23 Absatz 1 KStG), Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer von rund 30 Prozent kostet die Kürzung etwa 19 Euro Steuern. Wäre der Bewirtungsbeleg unvollständig, stünde der gesamte Aufwand auf dem Spiel: 212 Euro ohne Gewinnminderung und 38 Euro Vorsteuer, die zurückzuzahlen wäre — rund 100 Euro Unterschied, pro Essen.

Gesonderte Aufzeichnung nach § 4 Absatz 7 EStG

Bewirtungskosten müssen nach § 4 Absatz 7 Satz 1 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Nach Satz 2 dürfen sie bei der Gewinnermittlung nur berücksichtigt werden, wenn diese besondere Aufzeichnung vorliegt. Die Rechtsfolge bei Verstoß ist also nicht eine Kürzung, sondern der komplette Wegfall des Abzugs — auch der 70 Prozent.

In der Praxis bedeutet das ein eigenes Buchhaltungskonto für Bewirtungskosten, getrennt nach abziehbarem und nicht abziehbarem Teil; die gängigen Kontenrahmen sehen diese Konten standardmäßig vor. Wer Bewirtungskosten auf einem Sammelkonto „Sonstige Betriebsausgaben" oder „Reisekosten" bucht, riskiert den Abzug insgesamt, selbst wenn jeder einzelne Bewirtungsbeleg perfekt ausgefüllt ist. Eine erstmalige Aufzeichnung Jahre später in der Betriebsprüfung heilt den Mangel nicht.

Für die Umsatzsteuer gilt dieselbe Konsequenz: § 15 Absatz 1a UStG lässt die Vorsteuer nur für angemessene und nachgewiesene Bewirtungskosten zu. Scheitert der Nachweis, fällt die Vorsteuer mit.

Bewirtung im eigenen Betrieb

Nicht jede Verpflegung ist eine Bewirtung. Die Finanzverwaltung unterscheidet zwischen Aufmerksamkeiten — Kaffee, Wasser, Gebäck während einer Besprechung — und einer echten Bewirtung mit Mahlzeiten. Aufmerksamkeiten sind in voller Höhe Betriebsausgabe und brauchen keinen Bewirtungsbeleg. Erst wenn Speisen in einem Umfang gereicht werden, der eine Mahlzeit ersetzt, liegt eine Bewirtung vor.

Bewirtest Du Geschäftspartner in Deinen eigenen Räumen — etwa durch einen Caterer — gelten dieselben Regeln wie im Restaurant: 70 Prozent Abzug, volle Vorsteuer, Pflichtangaben. Nur fehlt die Gaststättenrechnung, die sonst Ort, Tag und Höhe liefert. Du erstellst dann einen vollständigen Eigenbeleg mit allen fünf Angaben und heftest die Einkaufsbelege oder die Caterer-Rechnung an.

Eine Sonderform ist die Bewirtung während einer Dienstreise. Nimmt Dein Mitarbeiter an einem Geschäftsessen teil, das der Geschäftspartner bezahlt, entsteht kein Bewirtungsaufwand — stattdessen wird seine Verpflegungspauschale für diesen Tag gekürzt. Die Details zu Pauschalen und Kürzung erklärt der Beitrag zum Verpflegungsmehraufwand.

Bewirtung oder Geschenk — die Abgrenzung

Eine Bewirtung ist der gemeinsame Verzehr vor Ort, ein Geschenk ist eine Zuwendung ohne Gegenleistung, die der Empfänger mitnimmt. Die Flasche Wein zum Essen ist Bewirtung; die Flasche Wein als Mitbringsel zu Weihnachten ist ein Geschenk — mit eigener Grenze und eigener Steuer.

Geschenke an Geschäftspartner: die 50-Euro-Freigrenze

Nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 1 EStG sind Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Unternehmens sind, grundsätzlich nicht abziehbar. Die Ausnahme in Satz 2: Der Abzug bleibt erhalten, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten aller Geschenke an denselben Empfänger im Wirtschaftsjahr insgesamt 50 Euro nicht übersteigen. Diese Grenze gilt seit 2024; bis 2023 lag sie bei 35 Euro.

Es handelt sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag: Kostet das Geschenk 51 Euro, ist nicht nur ein Euro, sondern der gesamte Betrag nicht abziehbar. Ob die 50 Euro brutto oder netto zu verstehen sind, hängt von Deiner Vorsteuerabzugsberechtigung ab — bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen zählt der Nettobetrag. Außerdem gilt für Geschenke dieselbe Aufzeichnungspflicht nach § 4 Absatz 7 EStG wie für Bewirtungen: eigenes Konto, Name des Empfängers, sonst kein Abzug. Und nach § 15 Absatz 1a Satz 1 UStG entfällt bei Geschenken über der Freigrenze auch die Vorsteuer — anders als bei der Bewirtung gibt es hier keine Ausnahme.

Pauschalierung nach § 37b EStG

Ein Geschenk an einen Geschäftspartner ist für den Empfänger eine steuerpflichtige Betriebseinnahme, die er versteuern müsste. Damit das Geschenk nicht zur Belastung wird, kannst Du die Einkommensteuer des Empfängers nach § 37b Absatz 1 EStG mit einem Pauschsteuersatz von 30 Prozent übernehmen. Bemessungsgrundlage sind Deine Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer; dazu kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Die Pauschalierung ist einheitlich für alle Zuwendungen eines Wirtschaftsjahres auszuüben und nach § 37b Absatz 1 Satz 3 EStG ausgeschlossen, wenn die Aufwendungen je Empfänger und Jahr oder für die einzelne Zuwendung 10.000 Euro übersteigen.

Die Pauschsteuer teilt steuerlich das Schicksal des Geschenks: Ist das Geschenk wegen Überschreitens der 50-Euro-Grenze nicht abziehbar, ist auch die Pauschsteuer darauf nicht abziehbar. Für Zuwendungen an eigene Mitarbeiter gelten andere Regeln — die monatliche 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge nach § 8 Absatz 2 Satz 11 EStG erklärt der Beitrag zu den Sachbezügen.

Zwei Fehlerquellen liegen vor dem Beleg: Eine Buchhaltung, die die GoBD nicht einhält, verliert ihre Beweiskraft insgesamt — und wer Bewirtung auf ein Sammelkonto bucht statt auf das dafür vorgesehene Konto im Kontenrahmen, verletzt die gesonderte Aufzeichnungspflicht.

Typische Fehler in der Betriebsprüfung

Bewirtungskosten gehören zu den Positionen, die in praktisch jeder Betriebsprüfung durchgesehen werden, weil die Prüfung einfach ist: Beleg vorhanden, Angaben vollständig, Konto richtig. Die Fehler wiederholen sich.

• Anlass zu allgemein. „Geschäftsessen", „Kundenbesuch" oder „Besprechung" steht auf der Mehrheit der beanstandeten Belege. Der Prüfer kann den betrieblichen Zusammenhang nicht erkennen und streicht den Abzug.
• Teilnehmer unvollständig. Nur der Gastgeber ist genannt, oder es steht „Herr Müller und Begleitung". Alle Namen gehören auf den Bewirtungsbeleg.
• Rechnung über 250 Euro ohne Empfängername. Die Rechnung erfüllt § 14 Absatz 4 UStG nicht, der Vorsteuerabzug entfällt, der Betriebsausgabenabzug ist gefährdet.
• Handschriftliche Rechnung einer Gaststätte mit elektronischem Kassensystem — seit dem BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 nicht mehr anerkannt.
• Falsches Konto. Bewirtungskosten auf „Reisekosten" oder „Sonstiges" gebucht — der Verstoß gegen § 4 Absatz 7 EStG kostet den gesamten Abzug.
• Mitarbeiter-Essen als Geschäftsbewirtung oder umgekehrt. Die Einordnung stimmt nicht, die Quote ist falsch.
• Auffällige Muster. Bewirtungen am Wochenende, am Wohnort statt am Firmensitz oder regelmäßig mit demselben kleinen Teilnehmerkreis. Jede davon kann betrieblich sein — der Anlass muss es dann umso klarer belegen.

Wie eine Betriebsprüfung abläuft, welche Unterlagen angefordert werden und wie lange Du Belege aufbewahren musst, erklärt der Beitrag zur Betriebsprüfung. Für Bewirtungsbelege gilt wie für alle Buchungsbelege die Aufbewahrungsfrist nach § 147 Absatz 3 AO — seit 2025 acht Jahre.

Häufige Fragen zum Bewirtungsbeleg

Muss der Bewirtungsbeleg unterschrieben sein?

Das Gesetz nennt die Unterschrift nicht ausdrücklich, das BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 verlangt sie aber als Bestandteil des Nachweises. In der Praxis unterschreibt der Bewirtende den Beleg, bevor er in die Buchhaltung geht. Bei digitaler Erfassung in einer Buchhaltungssoftware ersetzt die elektronische Freigabe durch den Bewirtenden die Unterschrift auf Papier.

Wie lange nach dem Essen darf ich den Bewirtungsbeleg ausfüllen?

Eine gesetzliche Tagesfrist gibt es nicht. Die Finanzverwaltung verlangt eine zeitnahe Erstellung, und die Rechtsprechung legt das eng aus: Angaben, die erst Wochen oder Monate später nachgetragen werden, gelten nicht mehr als zeitnah. Praktisch heißt das: Beleg noch am selben Tag oder bei der nächsten Belegerfassung ausfüllen, nicht erst beim Jahresabschluss.

Kann ich die Vorsteuer wirklich zu 100 Prozent abziehen, obwohl nur 70 Prozent Betriebsausgabe sind?

Ja. § 15 Absatz 1a Satz 2 UStG nimmt Bewirtungskosten ausdrücklich vom Vorsteuerverbot aus, soweit sie angemessen und nachgewiesen sind. Die 70-Prozent-Kürzung ist eine Regel der Einkommen- und Körperschaftsteuer, nicht der Umsatzsteuer. Voraussetzung ist allerdings eine ordnungsgemäße Rechnung und ein vollständiger Bewirtungsbeleg — fehlt der Nachweis, entfällt auch die Vorsteuer.

Gilt die 70-Prozent-Regel auch für den Geschäftsführer einer GmbH?

Ja. Die GmbH ist Steuerpflichtige, und § 4 Absatz 5 EStG gilt über § 8 Absatz 1 KStG auch für Kapitalgesellschaften. Bewirtet der Geschäftsführer Kunden auf Kosten der GmbH, sind 70 Prozent abziehbar. Bewirtet die GmbH ausschließlich ihre Arbeitnehmer — zu denen der angestellte Geschäftsführer zählt — ist der Aufwand zu 100 Prozent Betriebsausgabe.

Was passiert, wenn der Anlass auf dem Bewirtungsbeleg fehlt?

Dann ist der Nachweis nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 EStG unvollständig, und der Betriebsausgabenabzug entfällt vollständig — nicht nur anteilig. Weil § 15 Absatz 1a UStG die Vorsteuer nur für nachgewiesene Bewirtungskosten zulässt, ist auch der Vorsteuerabzug gefährdet. Ein nachträglich ergänzter Anlass wird nur anerkannt, wenn er noch als zeitnah gilt.

Hinweis und nächster Schritt

Dieser Beitrag erklärt die allgemeine Rechtslage zu Bewirtungsbeleg und Bewirtungskosten mit Stand Oktober 2026. Er ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung: Ob eine konkrete Bewirtung angemessen ist, wie Mischfälle mit Mitarbeitern und Geschäftspartnern einzuordnen sind und ob Deine Buchhaltung die Aufzeichnungspflichten nach § 4 Absatz 7 EStG erfüllt, lässt sich nur anhand der tatsächlichen Belege und Konten beurteilen.

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Welche Belege und Konten vor dem Abschluss geprüft gehören — Bewirtungskosten eingeschlossen — zeigt unsere Checkliste zum Jahresabschluss.

Quellen: § 4 EStG · § 37b EStG · § 15 UStG · § 14 UStG · § 33 UStDV · § 146a AO — jeweils in der am 7. Oktober 2026 abrufbaren Fassung.