GoBD: Was die Grundsätze für Deine Buchführung verlangen

Die GoBD sind die Grundsätze, nach denen das Finanzamt beurteilt, ob Deine Buchführung als Beweismittel taugt. Ausgeschrieben heißen sie „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Sie stehen in einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 28. November 2019 (IV A 4 - S 0316/19/10003 :001), zuletzt geändert durch das BMF-Schreiben vom 11. März 2024, und übersetzen die knappen Vorschriften der §§ 145 bis 147 Abgabenordnung in konkrete Anforderungen an Software, Belege, Fristen und Dokumentation.

Die GoBD sind kein Gesetz, sondern eine Verwaltungsanweisung: Sie binden die Finanzämter, nicht die Gerichte. In der Betriebsprüfung ist der Unterschied akademisch: Der Prüfer arbeitet mit den GoBD, und wer ihre Anforderungen nicht erfüllt, verliert nach § 158 AO die Beweiskraft seiner Buchführung — mit der Schätzung nach § 162 AO als Folge. Die meisten Beanstandungen betreffen nicht die Zahlen, sondern das Verfahren: zu späte Buchung, nachträglich geänderte Belege, fehlende Verfahrensdokumentation.

Alle Angaben zu Beträgen, Fristen und Rechtsgrundlagen: Stand Oktober 2026.

Was sind die GoBD?

Die GoBD sind die Auffassung der Finanzverwaltung dazu, wie eine Buchführung geführt und aufbewahrt werden muss, damit sie den Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung entspricht. Sie gelten für jeden, der Bücher führt oder steuerlich Aufzeichnungen machen muss — für die bilanzierende GmbH genauso wie für den Einzelunternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Die Form der Gewinnermittlung spielt keine Rolle.

Das überrascht viele EÜR-Rechner, die keine Bücher im handelsrechtlichen Sinn führen. Aber § 146 Absatz 6 AO erklärt die Ordnungsvorschriften auch dann für anwendbar, wenn jemand Aufzeichnungen führt, ohne dazu verpflichtet zu sein, und § 145 Absatz 2 AO verlangt von jeder steuerlichen Aufzeichnung, dass sie ihren Besteuerungszweck erfüllt. Wie sich die Einnahmen-Überschuss-Rechnung von der Bilanz unterscheidet, erklärt der eigene Beitrag — an den GoBD ändert der Unterschied nichts.

Die gesetzliche Grundlage: §§ 145 bis 147 AO

Die Rechtsgrundlage der GoBD sind drei Paragrafen der Abgabenordnung. § 145 AO verlangt, dass ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann und jeder Geschäftsvorfall in Entstehung und Abwicklung nachvollziehbar ist — der sogenannte Prüfpfad. § 146 AO regelt, wie gebucht wird. § 147 AO regelt, was wie lange aufbewahrt wird.

Nach § 146 Absatz 1 AO sind Buchungen „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet" vorzunehmen, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten; Absatz 4 enthält das Änderungsverbot, Absatz 5 erlaubt die Buchführung auf Datenträgern. § 147 Absatz 3 AO nennt die Fristen: zehn Jahre für Bücher, Inventare und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für die übrigen Unterlagen.

Für Kaufleute stehen dieselben Grundsätze parallel in § 239 Absatz 2 und 3 HGB. Welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind und wann die Frist beginnt, behandelt der Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen.

Die Kernanforderungen der GoBD

Die GoBD verlangen von jeder Buchführung sechs Eigenschaften: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit. Die ersten drei sind in der Praxis selten das Problem. Beanstandet werden fast immer die zeitgerechte Erfassung, die Unveränderbarkeit und das Fehlen einer Dokumentation, die das Zusammenspiel der Systeme erklärt.

Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit

Nachvollziehbar ist eine Buchführung, wenn sich jeder Geschäftsvorfall vom Beleg über die Buchung bis zur Position in der Bilanz oder EÜR verfolgen lässt — und umgekehrt. Ohne Beleg keine Buchung: Fehlt der Fremdbeleg, braucht es einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift.

Vollständig heißt, dass jeder Geschäftsvorfall einzeln erfasst wird. § 146 Absatz 1 Satz 3 AO macht nur eine Ausnahme: den Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung, also die offene Ladenkasse — und auch sie entfällt nach Satz 4, sobald ein elektronisches Kassensystem eingesetzt wird. Richtig heißt: richtiger Betrag, richtiges Konto, richtiger Umsatzsteuerschlüssel. Welche Konten dafür zur Verfügung stehen, zeigt der Beitrag zum Kontenrahmen SKR03 und SKR04.

Zeitgerechte Erfassung: zehn Tage und die tägliche Kasse

Zeitgerecht bedeutet, dass zwischen Geschäftsvorfall und Erfassung kein unangemessen langer Zeitraum liegt. Für Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ist das Gesetz eindeutig: § 146 Absatz 1 Satz 2 AO verlangt, dass sie täglich festgehalten werden. Für unbare Geschäftsvorfälle nennt das Gesetz keine Frist; die GoBD halten als Verwaltungsauffassung eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen für unbedenklich.

Dieser Zehn-Tage-Satz wird oft falsch verstanden. Er verlangt nicht, dass alle zehn Tage gebucht wird, sondern dass der Geschäftsvorfall innerhalb dieser Zeit erfasst wird — und dafür genügt nach den GoBD auch eine geordnete Belegablage. Die Buchung selbst darf nach der Verwaltungsauffassung periodenweise erfolgen, bei monatlicher Buchung bis zum Ablauf des Folgemonats, sofern die Belege bis dahin gegen Verlust und Veränderung gesichert sind. Für die Kasse gibt es keine Erleichterung: Kassenfehlbeträge, nachträglich eingefügte Tage und ein Kassenbuch in einer Tabellenkalkulation sind die drei klassischen Befunde, mit denen Prüfer die Kassenführung verwerfen.

Unveränderbarkeit

Unveränderbarkeit ist der Grundsatz, an dem die meiste Software scheitert. § 146 Absatz 4 AO verbietet, eine Buchung so zu ändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, und ebenso Änderungen, bei denen offenbleibt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht wurden. Übersetzt: Jede Änderung einer gebuchten Position muss protokolliert sein — wer, wann, was, von welchem Wert auf welchen.

Eine festgeschriebene Buchung wird deshalb nur durch Storno korrigiert, nicht durch Überschreiben. Eine Tabellenkalkulation protokolliert keine Änderungen, eine Textverarbeitung für Rechnungen ebenfalls nicht, ein E-Mail-Postfach ist kein Archiv, solange sich Mails spurlos löschen lassen. Der Grundsatz gilt auch für den Beleg selbst: Eine Eingangsrechnung als PDF muss so abgelegt sein, wie sie angekommen ist.

Verfahrensdokumentation: der häufigste Mangel

Die Verfahrensdokumentation ist die schriftliche Beschreibung, wie Belege in Deinem Unternehmen entstehen, erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und wieder gefunden werden. Die GoBD verlangen sie für jedes Datenverarbeitungssystem, das steuerlich relevante Daten erzeugt. Sie ist deshalb der häufigste Mangel, weil die wenigsten Unternehmen sie haben — nicht, weil sie schwer zu erstellen wäre.

Eine Verfahrensdokumentation besteht nach den GoBD in der Regel aus vier Teilen:

• Allgemeine Beschreibung: Was macht das Unternehmen, welche Geschäftsvorfälle fallen typischerweise an, wer ist für Buchhaltung und Belege verantwortlich.
• Anwenderdokumentation: Wie läuft der Belegfluss ab — vom Eingang der Rechnung über Scannen, Prüfung, Freigabe und Kontierung bis zur Ablage. Wer macht was, in welcher Reihenfolge, mit welchem Programm.
• Technische Systemdokumentation: Welche Programme und Versionen sind im Einsatz, wie sind sie konfiguriert, welche Schnittstellen verbinden sie, wo liegen die Daten.
• Betriebsdokumentation: Datensicherung, Zugriffsrechte, Updates, Störungen — und das interne Kontrollsystem: Vier-Augen-Prinzip bei Zahlungen, Abgleich von Bank und Buchhaltung.

Die GoBD stellen als Verwaltungsauffassung klar, dass eine fehlende Verfahrensdokumentation allein nicht zur Verwerfung der Buchführung führt, solange Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt sind. In der Prüfung ist das ein schwacher Trost: Fehlt die Dokumentation, rekonstruiert der Prüfer das Verfahren aus den Daten, und jede Lücke fällt auf Dich zurück. Zehn bis zwanzig Seiten, die den tatsächlichen Ablauf beschreiben — nicht den gewünschten —, sind die beste Vorbereitung auf die Betriebsprüfung, die ohne Mehrkosten zu haben ist.

Belege digitalisieren: ersetzendes Scannen GoBD-konform

Papierbelege dürfen eingescannt und anschließend vernichtet werden — das nennt sich ersetzendes Scannen. § 147 Absatz 2 AO erlaubt die Aufbewahrung auf Bild- oder Datenträgern, wenn das Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht, die Wiedergabe bei Belegen bildlich mit dem Original übereinstimmt und die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben.

Die Bedingungen im Einzelnen: Das Scanverfahren ist in der Verfahrensdokumentation beschrieben. Der Scan ist farbig, wenn Farbe eine Bedeutung hat, etwa bei Eingangsstempeln. Nach dem Scan wird nur noch mit dem digitalen Beleg gearbeitet, und das Papier wird erst vernichtet, wenn der Scan geprüft und unveränderbar abgelegt ist.

Ausgenommen sind nach § 147 Absatz 2 AO Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz: Sie sind im Original aufzubewahren. Belege mit eigenen Pflichtangaben — Bewirtungskosten, Reisekostenabrechnung — müssen vor dem Scan vollständig ausgefüllt sein.

E-Rechnung seit 2025 und Kassen-TSE

Zwei gesetzliche Neuerungen haben die GoBD praktisch verschärft: die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 und die technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Kassen. Beide erzeugen Daten, die unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden müssen — ein ausgedrucktes PDF genügt in beiden Fällen nicht.

E-Rechnung: Empfang seit 2025 Pflicht, Ausstellung mit Übergangsfrist

Nach § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF ist nach Satz 4 nur eine „sonstige Rechnung". Für Leistungen zwischen inländischen Unternehmern verlangt § 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 UStG seit 2025 die elektronische Rechnung.

Die Übergangsfristen stehen in § 27 Absatz 38 UStG: Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 darf der Aussteller noch Papier oder ein anderes elektronisches Format verwenden; für Umsätze bis zum 31. Dezember 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Vorjahr. Ab 2028 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen durchgängig Pflicht. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen eine E-Rechnung annehmen können.

Für die GoBD heißt das: Der strukturierte Datensatz, in der Regel eine XML-Datei, ist das Original und nach § 14b Absatz 1 UStG acht Jahre unverändert und maschinell auswertbar aufzubewahren. Wer die E-Rechnung in ein PDF umwandelt und nur dieses ablegt, verletzt die Unveränderbarkeit — und riskiert den Vorsteuerabzug, der eine ordnungsgemäße Rechnung voraussetzt.

Kasse: TSE, Belegausgabe und Meldepflicht

Wer eine elektronische Kasse einsetzt, muss sie nach § 146a Absatz 1 AO mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen, die jeden Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet protokolliert. § 146a Absatz 2 AO verpflichtet zur Belegausgabe an den Kunden. Nach § 146a Absatz 4 AO ist jedes Kassensystem dem Finanzamt elektronisch zu melden, innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme. Geprüft wird das nach § 146b AO jederzeit und unangekündigt durch eine Kassen-Nachschau.

Datenzugriff der Finanzverwaltung: Z1, Z2 und Z3

§ 147 Absatz 6 AO gibt der Finanzbehörde in der Außenprüfung drei Zugriffsformen auf Deine elektronischen Daten: den unmittelbaren Zugriff am System (Z1), die maschinelle Auswertung nach ihren Vorgaben durch Dich oder Deinen Dienstleister (Z2) und die Datenträgerüberlassung in einem maschinell auswertbaren Format (Z3). Die Kosten trägst Du. Für die GoBD zählt, dass alle drei Formen über die gesamte Aufbewahrungsfrist möglich bleiben — auch nach einem Systemwechsel; § 147 Absatz 6 Satz 6 AO erlaubt die Reduktion auf einen auswertbaren Datenträger erst nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung.

Was passiert bei Verstößen gegen die GoBD?

Verstöße gegen die GoBD kosten keine Strafe, sondern die Beweiskraft. Nach § 158 Absatz 1 AO ist eine Buchführung, die den §§ 140 bis 148 AO entspricht, der Besteuerung zugrunde zu legen. Nach Absatz 2 gilt das nicht, soweit Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden, oder die Daten nicht über die vorgeschriebenen digitalen Schnittstellen bereitgestellt werden. Dann darf das Finanzamt nach § 162 Absatz 2 Satz 2 AO schätzen.

Die Schätzung ist das eigentliche Risiko. Sie trifft bei schweren Mängeln in Kasse oder Erlöserfassung nicht den einzelnen Beleg, sondern den gesamten Umsatz des Prüfungszeitraums, in der Regel drei Jahre. Sicherheitszuschläge von mehreren Prozent des Umsatzes sind üblich, mit Folgen für Umsatzsteuer, Ertragsteuern und Zinsen. Welche Betriebsausgaben Du dann noch gegenrechnen kannst, hängt an denselben Belegen.

Ein einzelner formeller Fehler führt nicht automatisch zur Verwerfung; GoBD und Rechtsprechung stellen auf das Gesamtbild ab. Hinzu kommt ein Verzögerungsgeld nach § 146 Absatz 2c AO von 2.500 bis 250.000 Euro, wenn der Datenzugriff nicht gewährt wird oder die Buchführung ohne Bewilligung nach § 146 Absatz 2b AO in einen Drittstaat verlagert wurde — relevant für Software mit Servern außerhalb der EU.

Beispielprüfung: Ist Deine Buchführung GoBD-konform?

Als Beispiel dient eine Agentur-GmbH mit zwölf Mitarbeitern, 1,4 Millionen Euro Umsatz, ohne Barkasse, mit externem Steuerberater. Alle Angaben sind frei gewählt und dienen nur der Veranschaulichung. Die zehn Fragen taugen als jährlicher Selbstcheck.

1. Gibt es eine Verfahrensdokumentation, die den tatsächlichen Belegfluss beschreibt? Nein. Der Ablauf ist eingespielt, aber nirgends aufgeschrieben. Erster Mangel.
2. Werden Eingangsrechnungen innerhalb von zehn Tagen erfasst? Ja. E-Mail-Rechnungen gehen am Eingangstag ins Belegarchiv, Papierbelege werden wöchentlich gescannt.
3. Ist das Belegarchiv unveränderbar? Teilweise. Die Buchhaltungssoftware schreibt fest; die PDF-Rechnungen liegen aber zusätzlich in einem Cloud-Ordner, in dem jeder Mitarbeiter löschen kann. Zweiter Mangel.
4. Können E-Rechnungen empfangen und im Originalformat archiviert werden? Ja, die XML-Datei wird neben dem Sichtbeleg archiviert.
5. Entstehen Ausgangsrechnungen in einem Programm, das Änderungen protokolliert? Nein. Die Rechnungen kommen aus einer Textverarbeitungsvorlage, zwei Rechnungen des Vorjahres tragen dieselbe Nummer. Dritter Mangel, und ein schwerer, weil er die Vollständigkeit der Erlöse infrage stellt.
6. Werden Buchungen bis zum Ende des Folgemonats festgeschrieben? Ja, der Steuerberater schreibt zum 20. des Folgemonats fest.
7. Sind Umbuchungen als Storno nachvollziehbar? Ja.
8. Gibt es ein Vier-Augen-Prinzip bei Zahlungen und geregelte Zugriffsrechte? Nein. Die Geschäftsführerin gibt allein frei, zwei Mitarbeiter haben Vollzugriff. Kein Verstoß gegen eine Einzelnorm, aber ein Mangel im internen Kontrollsystem.
9. Liegen die Daten in der EU, und ist der Datenzugriff Z1 bis Z3 möglich? Ja, Software und Archiv laufen bei EU-Anbietern mit Exportfunktion.
10. Sind die Daten des 2022 abgelösten Rechnungsprogramms noch lesbar? Nein. Die Lizenz wurde gekündigt, ein Export existiert nicht. Vierter Mangel — die Aufbewahrungsfrist dieser Daten läuft bis Ende 2032.

Ergebnis der Beispielprüfung: Sechs von zehn Punkten in Ordnung, vier Mängel, davon einer schwer. Die doppelte Rechnungsnummer liefert einem Prüfer den Anlass nach § 158 Absatz 2 AO, die Vollständigkeit der Erlöse zu bezweifeln; die fehlende Verfahrensdokumentation nimmt der GmbH die Möglichkeit, das Gegenteil zu belegen. Vor der Prüfung kostet die Reparatur ein Wochenende und ein Rechnungsprogramm; nach der Prüfung einen Sicherheitszuschlag auf 1,4 Millionen Euro Umsatz für drei Jahre.

Häufige Fragen zu den GoBD

Gelten die GoBD auch für Kleinunternehmer und Freiberufler mit EÜR?

Ja. Die GoBD knüpfen an die steuerlichen Aufzeichnungspflichten an, nicht an die Buchführungspflicht. § 146 Absatz 6 AO erklärt die Ordnungsvorschriften auch für freiwillig geführte Aufzeichnungen anwendbar, § 145 Absatz 2 AO verlangt von jeder steuerlichen Aufzeichnung, dass sie ihren Zweck erfüllt. Der Umfang ist bei einer EÜR kleiner, die Grundsätze sind dieselben.

Ist eine Tabellenkalkulation als Kassenbuch oder Buchhaltung GoBD-konform?

In der Regel nicht. § 146 Absatz 4 AO verlangt, dass jede Änderung einer Buchung nachvollziehbar bleibt; eine Tabellenkalkulation protokolliert Änderungen nicht. Das trifft besonders das Kassenbuch, das nach § 146 Absatz 1 Satz 2 AO täglich zu führen ist. Zulässig wird die Tabelle nur, wenn sie zeitnah ausgedruckt oder in ein unveränderbares Archiv übertragen wird — und das Verfahren dokumentiert ist.

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Ja, mit Ausnahme von Jahresabschlüssen und Eröffnungsbilanz, die § 147 Absatz 2 AO im Original verlangt. Voraussetzung ist, dass der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt, unveränderbar archiviert ist, während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar bleibt und das Scanverfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist.

Was ist eine Verfahrensdokumentation, und wer muss sie haben?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege in einem Unternehmen entstehen, erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und wieder auffindbar gemacht werden — mit allgemeiner Beschreibung, Anwender-, System- und Betriebsdokumentation. Die GoBD verlangen sie von jedem, der ein Datenverarbeitungssystem für steuerlich relevante Daten einsetzt, also praktisch von jedem Unternehmen. Ihr Umfang richtet sich nach der Komplexität des Betriebs.

Was droht, wenn meine Buchführung nicht den GoBD entspricht?

Die Buchführung verliert nach § 158 Absatz 2 AO ihre Beweiskraft, und das Finanzamt darf nach § 162 Absatz 2 Satz 2 AO schätzen — bei schweren Mängeln in Kasse oder Erlöserfassung für den gesamten Prüfungszeitraum. Hinzu kommen Nachzahlungen bei Umsatzsteuer und Ertragsteuern sowie Zinsen. Ein einzelner formeller Fehler führt nicht automatisch zur Verwerfung; entscheidend ist das Gesamtbild.

Hinweis und nächster Schritt

Dieser Beitrag erklärt die allgemeine Rechtslage zu den GoBD mit Stand Oktober 2026. Er ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung: Ob Deine Software die Unveränderbarkeit tatsächlich gewährleistet, wie detailliert die Verfahrensdokumentation für Deinen Betrieb sein muss und welche Lücken aus einem Systemwechsel noch offen sind, lässt sich nur am konkreten Belegfluss beurteilen — am besten, bevor die Prüfungsanordnung im Briefkasten liegt.

Genau diese Fragen behandeln wir in der wöchentlichen Live-Sprechstunde am Mittwoch: Du bringst Deine Situation mit, Burkhard Küpper als Steuerberater und die anderen Unternehmer im Netzwerk ordnen sie ein. → Termin für die Live-Sprechstunde buchen

Ob Deine monatlichen Zahlen auf einer sauberen Belegbasis stehen, zeigt sich zuerst in der BWA — unsere Checkliste zur BWA hilft beim Durchgehen.

Quellen: § 145 AO · § 146 AO · § 146a AO · § 146b AO · § 147 AO · § 158 AO · § 162 AO · § 239 HGB · § 14 UStG · § 14b UStG · § 27 UStG — jeweils in der am 7. Oktober 2026 abrufbaren Fassung. BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (GoBD), geändert durch BMF-Schreiben vom 11. März 2024.