Privatentnahme: Wie Du Geld aus Deiner Firma bekommst

Eine Privatentnahme ist die Überführung von Geld oder Wirtschaftsgütern aus dem Betriebsvermögen in Dein Privatvermögen — sie ist die Art, wie Einzelunternehmer und Gesellschafter von Personengesellschaften an ihr eigenes Geld kommen. Bei der GmbH gibt es sie in dieser Form nicht. Dort ist jede Zahlung an Dich ein eigener Vorgang mit eigenen Regeln: Gehalt, Gewinnausschüttung, Darlehen oder Miete. Dieser Unterschied ist keine Formalie, sondern entscheidet darüber, ob eine Zahlung den Gewinn Deiner Firma mindert oder nicht. Wer ihn nicht kennt, entnimmt bei der GmbH so, wie er es vom Einzelunternehmen gewohnt war — und genau daraus entstehen die teuren Fälle.

Was ist eine Privatentnahme?

Eine Privatentnahme ist nach § 4 Abs. 1 Satz 2 EStG alles, was Du dem Betrieb für Dich, für Deinen Haushalt oder für andere betriebsfremde Zwecke entnimmst: Bargeld, Waren, Erzeugnisse, Nutzungen und Leistungen. Sie ist keine Betriebsausgabe und mindert Deinen Gewinn nicht. Sie verschiebt nur Vermögen von einer Seite auf die andere.

Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse anfangen. Als Einzelunternehmer versteuerst Du den Gewinn Deines Betriebs — unabhängig davon, ob Du ihn im Unternehmen lässt oder auf Dein privates Konto überweist. Die Entnahme selbst löst deshalb keine zusätzliche Steuer aus. Sie wird im Kapitalkonto erfasst, taucht in der Gewinnermittlung aber nicht als Aufwand auf.

Nicht jede Entnahme ist eine Überweisung. Wenn Du Waren aus dem Lager privat verbrauchst oder den Firmenwagen privat fährst, ist auch das eine Entnahme. Sachentnahmen werden nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG grundsätzlich mit dem Teilwert angesetzt, für die private Kfz-Nutzung enthält dieselbe Vorschrift die bekannte 1-Prozent-Regelung. Wo genau die Grenze zwischen betrieblich und privat verläuft, behandelt der Beitrag zu Privat- und Betriebsvermögen.

Bei Personengesellschaften wie GbR, OHG oder KG gilt dasselbe Prinzip. Der Gewinn wird den Gesellschaftern anteilig zugerechnet und von ihnen persönlich versteuert. Auch ein „Gehalt" an einen Gesellschafter ist steuerlich keine Betriebsausgabe, sondern nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG eine Sondervergütung, die den Gewinn wieder erhöht. Wer Gewinne im Unternehmen belässt, kann unter den Voraussetzungen des § 34a EStG die Thesaurierungsbegünstigung beantragen — bei einer späteren Entnahme wird dann nachversteuert.

Warum es bei der GmbH keine Privatentnahme gibt

Die GmbH ist eine eigene juristische Person mit eigenem Vermögen. Ihr Geld gehört nicht Dir, sondern ihr. Deshalb gibt es keine Entnahme, sondern nur Rechtsgeschäfte zwischen zwei Personen: Du arbeitest für sie, überlässt ihr Kapital oder Räume — oder sie schüttet Gewinn an Dich aus. Jeder dieser Wege hat eigene Steuerfolgen.

Damit ändert sich die Logik komplett. Beim Einzelunternehmen wird der Gewinn einmal versteuert, und die Entnahme ist steuerlich ein Nichtereignis. Bei der Kapitalgesellschaft wird zuerst die Gesellschaft besteuert und danach — bei einer Ausschüttung — noch einmal der Gesellschafter. Wie diese Besteuerung auf Gesellschaftsebene funktioniert, erklärt der Beitrag zur Körperschaftsteuer.

Vier Wege stehen Dir bei der GmbH offen, und in der Praxis kombinieren die meisten Gesellschafter-Geschäftsführer mehrere davon:

• Geschäftsführergehalt: Betriebsausgabe der GmbH, Arbeitslohn bei Dir.
• Gewinnausschüttung: keine Betriebsausgabe, Kapitalertrag bei Dir.
• Gesellschafterdarlehen: kein Ertrag, sondern eine Forderung der GmbH gegen Dich.
• Miete oder Pacht: Betriebsausgabe der GmbH, Einkünfte aus Vermietung bei Dir.

Welche Rechtsform für Deine Situation überhaupt passt, ist eine Entscheidung, die vor dieser Frage liegt — dazu findest Du eine Übersicht im Beitrag zu den Unternehmensformen.

Das Gehalt ist Arbeitslohn: Die GmbH führt Lohnsteuer ab, und ob Sozialversicherung anfällt, hängt vom Status des Gesellschafter-Geschäftsführers ab. Neben dem Barlohn stehen ihm dieselben steuerfreien Arbeitgeberleistungen offen wie jedem Mitarbeiter — mit dem vGA-Risiko als Grenze.

Weg 1: Das Geschäftsführergehalt

Das Geschäftsführergehalt ist für die GmbH eine Betriebsausgabe und mindert damit ihren Gewinn — es senkt also Körperschaft- und Gewerbesteuer. Bei Dir sind es nach § 19 EStG Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit. Die GmbH behält Lohnsteuer ein und führt sie ab, so wie bei jedem anderen Angestellten auch.

Der Betriebsausgabenabzug ist der große Vorteil dieses Wegs: Der Betrag wird nur einmal besteuert, nämlich bei Dir. Voraussetzung ist ein schriftlicher Anstellungsvertrag, der vor dem Geschäftsjahr steht, klar formuliert ist und tatsächlich so gelebt wird. Fehlt er oder ist die Vergütung der Höhe nach nicht mehr angemessen, kippt der Abzug für den überhöhten Teil.

Die zweite Frage betrifft die Sozialversicherung. Ein angestellter Fremdgeschäftsführer ist regelmäßig sozialversicherungspflichtig. Ein Gesellschafter-Geschäftsführer, der mehr als 50 Prozent der Stimmrechte hält oder über eine umfassende Sperrminorität verfügt, gilt dagegen in der Regel nicht als abhängig beschäftigt — er zahlt keine Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, muss sich aber vollständig privat absichern. Weil die Einordnung im Einzelfall von der Satzung und vom Anstellungsvertrag abhängt, gibt es dafür das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV bei der Deutschen Rentenversicherung Bund.

Neben dem Barlohn gibt es Bestandteile, die anders behandelt werden. Was in welchem Rahmen möglich ist, steht in den Beiträgen zu Sachbezügen und zur Lohnoptimierung.

Weg 2: Die Gewinnausschüttung

Eine Gewinnausschüttung ist die Verteilung des Gewinns, den die GmbH bereits versteuert hat. Der Anspruch entsteht erst mit dem Gewinnverwendungsbeschluss der Gesellschafterversammlung nach § 29 GmbHG. Bei Dir sind es Einkünfte aus Kapitalvermögen nach § 20 Abs. 1 Nr. 1 EStG — ein Betriebsausgabenabzug findet nicht statt.

Auf die Ausschüttung fällt Kapitalertragsteuer an. Nach § 43 Abs. 1 EStG wird sie durch Steuerabzug erhoben, der Satz beträgt nach § 43a Abs. 1 EStG 25 Prozent zuzüglich 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag, zusammen 26,375 Prozent. Einbehalten und abführen muss die Gesellschaft nach § 44 Abs. 1 EStG — nicht Du. Mit dem Abzug ist die Einkommensteuer nach § 32d Abs. 1 EStG grundsätzlich abgegolten.

Es gibt eine Alternative dazu. Unter den Voraussetzungen des § 32d Abs. 2 Nr. 3 EStG kannst Du zum Teileinkünfteverfahren optieren — in der Regel bei einer Beteiligung von mindestens 25 Prozent oder von mindestens 1 Prozent in Verbindung mit einer beruflichen Tätigkeit für die Gesellschaft. Dann sind nach § 3 Nr. 40 EStG 40 Prozent der Ausschüttung steuerfrei, die übrigen 60 Prozent unterliegen Deinem persönlichen Steuersatz, und im Gegenzug sind nach § 3c Abs. 2 EStG 60 Prozent der damit zusammenhängenden Aufwendungen abziehbar.

Rechnerisch lohnt die Option erst unterhalb eines Grenzsteuersatzes von rund 41,7 Prozent, und der Antrag bindet Dich für fünf Jahre. In Holdingstrukturen folgen Ausschüttungen zwischen Kapitalgesellschaften eigenen Regeln — dazu mehr im Beitrag zu Holding und GmbH.

Beispielrechnung: 100.000 Euro als Gehalt oder als Ausschüttung

Der Vergleich zeigt, warum die Wahl des Wegs Geld kostet oder spart. Ausgangspunkt ist ein Betrag von 100.000 Euro, den die GmbH erwirtschaftet hat und der beim Gesellschafter-Geschäftsführer ankommen soll — einmal als zusätzliches Gehalt, einmal als Ausschüttung des versteuerten Gewinns. Gerechnet wird auf beiden Ebenen.

Annahmen: Alleingesellschafter-Geschäftsführer, deshalb sozialversicherungsfrei (keine Arbeitgeberbeiträge). Gewerbesteuerhebesatz 400 Prozent. Persönlicher Grenzsteuersatz 42 Prozent auf den gesamten Betrag, Solidaritätszuschlag 5,5 Prozent, keine Kirchensteuer. Körperschaftsteuersatz 15 Prozent, seit 2008 unverändert. Vereinfachte Rechnung ohne Sparer-Pauschbetrag und ohne die private Kranken- und Altersvorsorge, die aus dem Netto zu tragen ist.

Variante A — als Gehalt:

• Die GmbH zahlt 100.000 Euro Gehalt und zieht sie als Betriebsausgabe ab.
• Steuerlast der Gesellschaft auf diesen Betrag: 0 Euro.
• Lohnsteuer 42 Prozent: 42.000 Euro.
• Solidaritätszuschlag 5,5 Prozent auf die Lohnsteuer: 2.310 Euro.
• Netto beim Geschäftsführer: 55.690 Euro.

Variante B — als Ausschüttung:

• Die GmbH versteuert 100.000 Euro Gewinn.
• Gewerbesteuer (100.000 × 3,5 Prozent = 3.500 Euro Messbetrag × Hebesatz 400 Prozent): 14.000 Euro.
• Körperschaftsteuer 15 Prozent: 15.000 Euro.
• Solidaritätszuschlag 5,5 Prozent auf die Körperschaftsteuer: 825 Euro.
• Von der Gesellschaft getragen: 29.825 Euro. Ausschüttbar bleiben 70.175 Euro.
• Kapitalertragsteuer 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag, also 26,375 Prozent auf 70.175 Euro: 18.509 Euro.
• Netto beim Gesellschafter: 51.666 Euro.

Ergebnis: Über das Gehalt kommen rund 4.000 Euro mehr an. Die Gesamtbelastung liegt bei 44,31 Prozent gegenüber 48,33 Prozent. Der Unterschied entsteht fast vollständig dadurch, dass das Gehalt den Gewinn mindert und nur einmal besteuert wird, während die Ausschüttung zweimal durch die Besteuerung läuft.

Zwei Einschränkungen gehören dazu. Das Bild verschiebt sich mit dem Hebesatz Deiner Gemeinde und mit Deinem Grenzsteuersatz — je niedriger dieser ist, desto deutlicher gewinnt das Gehalt. Und der Nettovorteil ist keine Vorsorge: Wer sozialversicherungsfrei ist, baut über das Gehalt keine gesetzlichen Rentenansprüche auf.

Beide Wege haben eigene Vertiefungen: Beschluss, Kapitalertragsteuer und Teileinkünfteverfahren im Beitrag zur Gewinnausschüttung, der variable Gehaltsbestandteil und seine Grenzen im Beitrag zur Tantieme.

Weg 3: Das Gesellschafterdarlehen

Ein Darlehen der GmbH an Dich ist keine Zahlung, sondern ein Tausch: Die Gesellschaft gibt Liquidität heraus und bekommt dafür eine Forderung. Steuerlich fließt Dir zunächst nichts zu, es entsteht also weder Arbeitslohn noch ein Kapitalertrag. Genau deshalb wird dieser Weg in Prüfungen besonders genau angesehen.

Damit das Darlehen als Darlehen anerkannt wird, muss es dem standhalten, was zwischen fremden Dritten üblich wäre: ein schriftlicher Vertrag vor der Auszahlung, eine marktübliche Verzinsung, eine feste Laufzeit, ein Tilgungsplan und — je nach Höhe — Sicherheiten. Entscheidend ist die tatsächliche Durchführung. Zinsen, die vereinbart, aber nie gezahlt werden, sprechen gegen eine ernsthafte Vereinbarung.

Der zweite Prüfpunkt ist die Rückzahlung. Fehlt eine erkennbare Rückzahlungsabsicht oder wächst das Gesellschafterverrechnungskonto über Jahre, ohne dass je getilgt wird, kann der Betrag steuerlich nicht mehr als Darlehen durchgehen. Gesellschaftsrechtlich kommt § 30 Abs. 1 GmbHG hinzu: Das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderliche Vermögen darf nicht an Gesellschafter ausgezahlt werden — es sei denn, die Auszahlung ist durch einen vollwertigen Rückgewähranspruch gedeckt. Ein Darlehen an einen Gesellschafter, der es absehbar nicht zurückzahlen kann, ist damit auch außerhalb des Steuerrechts ein Problem.

Das Darlehen in Gegenrichtung — der Gesellschafter leiht der GmbH Geld — behandelt der Beitrag zum Gesellschafterdarlehen samt Nachrang in der Insolvenz. Und bevor Du Dein Grundstück an die eigene GmbH vermietest, lies zur Betriebsaufspaltung: Sie entsteht ungeplant und ist schwer wieder zu beenden.

Weg 4: Miete und Pacht an den Gesellschafter

Wenn Du der GmbH eine Immobilie, eine Halle oder eine Maschine überlässt, ist die Miete für sie eine Betriebsausgabe und bei Dir eine Einnahme — je nach Gegenstand aus Vermietung und Verpachtung oder aus Kapitalvermögen. Der Betrag mindert also den Gewinn der Gesellschaft und wird nur bei Dir versteuert, ähnlich wie beim Gehalt.

Der Maßstab ist auch hier der Marktpreis. Eine Miete deutlich über dem ortsüblichen Niveau verliert den Abzug für den überhöhten Teil; eine Miete deutlich darunter kann umgekehrt zum Problem werden, weil die Gesellschaft auf einen Ertrag verzichtet. Vertrag, ortsübliche Höhe und regelmäßige Zahlung sind deshalb die drei Punkte, an denen dieser Weg steht oder fällt.

Dazu kommt ein struktureller Nebeneffekt: Überlässt Du wesentliche Betriebsgrundlagen an eine von Dir beherrschte GmbH, kann eine Betriebsaufspaltung entstehen. Dein Vermietungsobjekt wird dann steuerlich zu Betriebsvermögen — mit Folgen für einen späteren Verkauf.

Wo die Grenze zur verdeckten Gewinnausschüttung liegt

Jeder dieser vier Wege kann kippen. Zahlt die GmbH mehr, als sie einem fremden Dritten gezahlt hätte, oder fehlt die Vereinbarung ganz, behandelt das Finanzamt den Vorgang als verdeckte Gewinnausschüttung: Der Betriebsausgabenabzug entfällt, und bei Dir liegt trotzdem ein Kapitalertrag vor. Wann genau das passiert und was es kostet, erklärt der Beitrag zur verdeckten Gewinnausschüttung.

Wie viel darfst Du entnehmen, ohne die Liquidität zu gefährden?

Entnahme ist nicht gleich Gewinn. Ein Gewinn kann in Forderungen, Vorräten oder Anlagegütern stecken und trotzdem nicht auf dem Konto liegen. Wer sich am Gewinn der Auswertung orientiert statt an der verfügbaren Liquidität, entnimmt regelmäßig Geld, das für Steuern, Tilgungen und Investitionen bereits verplant ist.

Drei Größen sind vor jeder Entnahme abzuziehen. Erstens die Steuern auf den laufenden Gewinn samt Vorauszahlungen — beim Einzelunternehmen betrifft das Deine persönliche Einkommensteuer, bei der GmbH die Gewerbesteuer und die Körperschaftsteuer. Zweitens die Tilgungen, die den Gewinn nicht mindern, das Konto aber sehr wohl belasten. Drittens die Investitionen und Ersatzbeschaffungen der nächsten Monate.

Was danach übrig bleibt, ist der Spielraum. Wie Du diesen Bedarf sauber vorausrechnest, statt ihn zu schätzen, steht im Beitrag zur Liquiditätsplanung.

Bei der GmbH kommt ein rechtlicher Rahmen dazu: Ausgeschüttet wird nur der vorhandene Bilanzgewinn, und § 30 GmbHG setzt eine harte Untergrenze. Eine Ausschüttung, die das Stammkapital angreift, ist zurückzugewähren.

Häufige Fragen zur Privatentnahme

Die meisten Rückfragen drehen sich um dieselben Punkte: ob die Entnahme selbst besteuert wird, wie oft entnommen werden darf, welche Mischung aus Gehalt und Ausschüttung sinnvoll ist, wie gebucht wird und ob es Obergrenzen gibt. Die folgenden Antworten fassen den allgemeinen Rechtsstand zusammen.

Muss ich eine Privatentnahme versteuern?

Nein, nicht gesondert. Als Einzelunternehmer oder Gesellschafter einer Personengesellschaft versteuerst Du den Gewinn Deines Betriebs, unabhängig davon, ob er entnommen wird. Die Entnahme selbst ist nach § 4 Abs. 1 EStG keine Betriebsausgabe und löst keine zusätzliche Steuer aus. Anders liegt es bei der GmbH.

Wie oft darf ich Geld entnehmen?

Beim Einzelunternehmen so oft, wie es die Liquidität zulässt — eine gesetzliche Begrenzung der Häufigkeit gibt es nicht. Bei der GmbH läuft das Gehalt monatlich über die Lohnabrechnung, während eine Gewinnausschüttung einen Gesellschafterbeschluss voraussetzt. Vorabausschüttungen unterjährig sind möglich, setzen aber einen entsprechend absehbaren Jahresgewinn voraus.

Ist Gehalt oder Ausschüttung günstiger?

In der Beispielrechnung oben liegt das Gehalt vorn, weil es den Gewinn der Gesellschaft mindert und nur einmal besteuert wird. Das Ergebnis hängt aber vom Gewerbesteuerhebesatz, vom persönlichen Steuersatz und von der Sozialversicherungspflicht ab. In der Praxis wird meist kombiniert — die Gewichtung ist eine Einzelfallfrage.

Wie wird eine Privatentnahme gebucht?

Sie läuft über das Privatkonto und wird zum Jahresende gegen das Kapitalkonto abgeschlossen. In der Gewinn- und Verlustrechnung erscheint sie nicht, weil sie kein Aufwand ist. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung wirkt sich eine reine Geldentnahme ebenfalls nicht auf den Gewinn aus.

Gibt es eine Obergrenze für Entnahmen?

Beim Einzelunternehmen keine gesetzliche — allerdings können Entnahmen über den Gewinn hinaus nach § 4 Abs. 4a EStG den Schuldzinsenabzug einschränken. Bei der GmbH ist die Grenze klar: Ausgeschüttet wird nur der Bilanzgewinn, und § 30 GmbHG schützt das Stammkapital vor Auszahlungen an Gesellschafter.

Bevor Du entscheidest

Dieser Beitrag liefert allgemeine Informationen zur Privatentnahme und zu den Entnahmewegen bei der GmbH. Er ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Welche Mischung aus Gehalt, Ausschüttung, Darlehen und Miete in Deinem Fall sinnvoll ist, hängt von Rechtsform, Hebesatz, Beteiligungsquote, Vorsorgesituation und Deinen Plänen für die nächsten Jahre ab — also von Umständen, die sich nur konkret beurteilen lassen.

Was sich allgemein sagen lässt: Die Entscheidung fällt vor dem Geschäftsjahr, nicht danach. Ein Anstellungsvertrag, ein Darlehensvertrag oder ein Mietvertrag wirkt nur, wenn er vorher steht und tatsächlich gelebt wird. Wer im März des Folgejahres über das Vorjahr nachdenkt, hat die meisten Hebel schon aus der Hand gegeben.

Wenn Du Deine Entnahmestruktur einmal in Ruhe durchgehen willst: In der wöchentlichen Live-Sprechstunde am Mittwoch stellst Du Deine Fragen zu Steuern, Struktur und Zahlen direkt an einen Steuerberater und tauschst Dich mit anderen Unternehmern aus. Termin buchen